Kommt eine Registrierkassenpflicht für Deutschland?

Die Antwort ist: Nein. Dennoch steigen die Anforderungen an die Kasse Jahr für Jahr. und sind somit im Fokus der Finanzverwaltung. Seit dem 1. Januar 2017 gelten die Richtlinien der GoBD, wobei buchführungs- und aufzeichnungspflichte Dokumente digital abgespeichert und dokumentiert werden sollen. Diese Grundsätze werden vom Bundesfinanzministerium (BMF) vorgeschrieben und gelten für alle elektronischen Kassensysteme.

Die GoBD greift wichtige Inhalte wie die Datensicherheit und Unveränderbarkeit der Daten, den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit und die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung auf. Der frühzeitige Umstieg auf eine GoBD konforme Kasse lohnt sich also. Das Finanzamt sieht vor allem bei Geschäften mit Barzahlungen ein erhöhtes Risiko des Steuer- und Manipulationsbetrugs. Deshalb gelten für elektronische Registrierkassen seit 2017 bestimme Voraussetzungen.

Ab dem 1. Januar 2018 werden in ganz Deutschland vermehrt Kassennachschauen durchgeführt. Vor allem bargeldintensive Unternehmen sind Ziel von unangekündigten Betriebsprüfungen, die während den Geschäfts- und Arbeitszeiten gemacht werden. Für das geprüfte Unternehmen besteht eine Mitwirkungspflicht. Das bedeutet, dass der Steuerpflichtige bestimmte Kassenbuchdaten vorlegen und darüber Auskunft geben muss. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie eine ordnungsgemäße Kassenführung gewährleisten. So vermeiden Sie bei einer Betriebsprüfung mögliche Hinzuschätzungen.

Eine technische Sicherheitseinrichtung wird es ab 1. Jänner 2020 geben. Das „Gesetz gegen Steuerhinterziehung durch elektronische Ladenkassen“ schreibt vor, dass Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden müssen. Eine Zertifizierung der Registrierkasse kann bei der Kassennachschau ebenfalls verlangt werden.

Anforderungen der Registrierkassenpflicht
In Deutschland werden Unternehmen mit immer strengeren Vorschriften für Registrierkassen konfrontiert.

Wenn in Ihrem Unternehmen also elektronische Registrierkassen eingesetzt werden, müssen diese beim Finanzamt gemeldet werden. Man spricht hier von einer Meldepflicht der Kassensysteme. Dies dient zur genauen Identifizierung der Kasse durch Seriennummer, Anzal und Art des Gerätes. Außerdem ist noch eine Belegerteilungspflicht, wie sie in Österreich gilt, geplant.  Unter bestimmten Bedingungen gibt es bei der technischen Sicherheitseinrichtung für Registrierkassen eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022.

Eine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland zwar noch nicht, dennoch kommen jährlich neue Richtlinien und Anforderungen an die Kassensysteme hinzu. Da ab dem 1. Januar 2020 bzw. 2023 ohnehin eine technische Sicherheitseinrichtung vorhanden sein muss, lohnt sich ein früzeitiger Umstieg auf ein elektronische Registrierkasse. Bei der chronologischen Zusammenfassung aller wichtigen Termine, haben Sie einen Überblick, was sich in Zukunft ändern wird.

Was bedeutet Registrierkassenpflicht?

In letzter Zeit macht der Begriff Registrierkassenpflicht im Internet und in den Medien die Runde. Doch was hat es damit auf sich? Anders als im Nachbarland Österreich gibt es noch keine gesetzlich festgelegte Registrierkassenpflicht für Deutschland. Trotzdem muss die Registrierkasse seit dem 1. Januar 2017 bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Die Rede dabei ist von den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Grundsätzlich muss in Zukunft jeder Umsatz elektronisch erfasst, gespeichert und anschließend archiviert werden, sodass das Finanzamt jederzeit Zugriff auf diese Daten hat und gegebenenfalls abrufen kann. Im Wesentlichen soll durch strengere Regeln für die Registrierkasse der Schwarzarbeit und dem Steuerbetrug entgegengewirkt werden.

Für elektronische Registrierkassen gelten seit dem 1. Januar 2017: Kassenbuchdaten müssen nachprüfbar, nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, ordnungsgemäß, unveränderbar und jederzeit auswertbar sein!

In Deutschland kann der Steuervollzug durch die aktuellen Möglichkeiten immer noch stark manipuliert werden. Durch die Einführung der GoBD sollen digitale Inhalte nicht mehr unerkannt gelöscht oder abgeändert werden.

Ist der Umstieg auf eine elektronische Registrierkasse Pflicht?

In erster Linie gibt es– im Gegensatz zu Österreich – noch keine Registrierkassenpflicht in Deutschland. Im Klartext heißt das also, dass für Unternehmen, die eine offene Ladenkasse verwenden, der Umstieg auf ein elektronische Registrierkasse (noch!) nicht Pflicht ist. Eine offene Ladenkasse darf weiterhin verwendet werden. Diese sind jedoch ein leichtes Ziel für Prüfer, die gerne unangekündigt eine Kassennachschau durchführen. Der Umstieg auf eine GoBD konforme Kasse lohnt sich also jetzt schon.

Themen wie die Registrierkassenpflicht Deutschland, GoBD Kasse, technische Sicherheitseinrichtung und die Kassennachschau werden auf dieser Seite behandelt und für Sie zum Nachschlagen bereitgestellt. (Foto: Unsplash/pixabay.com)
Es gibt zwar noch keine Registrierkassenpflicht in Deutschland. Es gelten aber strenge Regeln bei der Aufbewahrung von Kassenbuchdaten.

Wenn in Ihrem Unternehmen also Geschäfte abgewickelt werden die einer Barzahlung vorausgehen, dann sollten Sie prinzipiell eine Registrierkasse besitzen. Sollten Sie dabei eine elektronische Kasse verwenden, müssen diese seit dem 1. Januar 2017 den neuen Richtlinien entsprechen, ansonsten bekommen Sie schnell Ärger mit dem Finanzamt. Außerdem werden seit 2017 bestimmte Anforderungen an die Kassenführung gestellt.

Ab dem 1. Januar 2018 werden Kassennachschauen durchgeführt

Dabei wird überprüft, ob Unternehmen ihre Registrierkassen ordnungsgemäß verwenden und die Kassensturzfähigkeit gegeben ist. Es werden vor allem Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben genauer unter die Lupe genommen. Dabei können Finanzbehörden jederzeit Prüfungen durchführen. Dann sind unternehmensrelevante Dokumente vorzulegen.

Es handelt sich um eine formelle Prüfung auf die Ordnungsmäßigkeit von Aufzeichnungen und Buchungen der Kasseneinnahmen und -ausgaben. Solche Betreibsprüfungen werden während der gewöhnlichen Geschäfts- und Arbeistzeiten und ohne Vorankündigung durchgeführt.

Wichtig: Egal ob offene Ladenkasse oder elektronische Kassensysteme, hier können alle Unternehmen einer Prüfung unterzogen werden. Die zuständige Behörde kann die Prüfung sowohl angekündigt und unangekündigt vornehmen. In der Praxis müssen daher die erforderlichen Daten immer in griffweite sein.

Im Jahr 2020 kommt die technische Sicherheitseinrichtung

Ergänzend zur eben erwähnten Nachschau soll es diese ab dem 1. Januar 2020 geben. Eine durch das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) beschlossenes „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen von digitalen Grundaufzeichnungen“, soll die Anforderungen für Registrierkassen neu definieren und anschließend entsprechende Lösungen für Kassenanbieter zertifizieren.

Im Großen und Ganzen wird wie folgt vorgegangen:

  1. Schritt: Für den Hersteller wird ein Zertifikat von der BSI ausgestellt
  2. Schritt: Der Kassenhersteller bzw. -anbieter beauftrag das Unternehmen für die Nachrüstung der Kassensysteme
  3. Schritt: Es wird überprüft ob die Übergangsregelung angewendet wird oder nicht
  4. Schritt: Alle Geschäftsvorfälle werden somit manipulationssicher bearbeitet und das Finanzamt hat Zugriff auf die Daten des Unternehmens. Somit werden die Schwarzarbeit und der Steuerbetrug erschwert.
  5. Schritt: Im Rahmen einer betrieblichen Prüfung, kann die Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung verlangt werden.

Ab dem 1. 1. 2020 bzw. 2023 müssen elektronische Registrierkassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet und zertifiziert werden.

Dabei werden Anforderungen an das Sicherheitsmodul, das Speichermedium, eine einheitliche digitale Schnittstelle, die Aufbewahrung der Aufzeichnungen, die Protokollierung von digitalen Kassendaten, den Beleg und die Zertifizierung dieser Einrichtung gestellt.

Wie bereits oben erwähnt ist die technische Sicherheitseinrichtung ab dem 1. Januar 2020 Pflicht. Es gibt eine Frist bis zum 31. Dezember 2022 für Unternehmen, wenn folgende 3 Bedingungen erfüllt sind:

  1. Das Unternehmen hat ihre Kasse nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 gekauft, und
  2. Die Kasse muss den Regelungen der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften entsprechen, und
  3. Die Kasse kann nicht umgerüstet werden. Sprich, bei der Umrüstung müsste eine neue Kasse angeschafft werden.

Treffen diese Bedingungen nicht zu, hat das Unternehmen dafür zu sorgen, dass die Kasse ab dem 1. 1. 2020 auf den neuesten Stand gebracht wird.

Welche Änderungen kommen nun auf Registrierkassen zu?

Für Unternehmen ergeben sich aus den unterschiedlichen Gesetzen und Verordnungen, Pflichten auf die Sie genauer achten sollten. Die Rede ist von der Belegerteilungspflicht, die bereits erwähnte Kassennachschau, die Meldepflicht der Kasse und die verpflichtende Einzelaufzeichnung. Fast Jährlich kommen neue Veränderungen und Termine für Registrierkassen hinzu.

Im Jahr 2020, wird es voraussichtlich eine Belegerteilungspflicht geben, die Unternehmen dazu auffordern, Belege elektronisch oder in Papierform auszuhändigen. Diese Regelung gilt aber nur für elektronische Kassensysteme. Von dieser Regelung kann man sich auf Antrag beim Finanzamt befreien lassen, wenn eine der Verkauf an eine Vielzahl an Personen erfolgt (zB in der Gastronomie). Die Finanzbehörde handelt dabei jedoch nach ihrem eigenen Ermessen. Nach den Regeln der Buchhaltung gibt es auch die verpflichtende Einzelaufzeichnung. Dabei müssen alle Geschäftsvorfälle einzeln erfasst, aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Dadurch wird eine lückenfreie Abwicklung der Kassenbuchdaten ermöglicht.

Registrierkassenpflicht Deutschland - Kassenbuch führen
Eine lückenfreie Aufzeichnung der Kassendaten gelten für alle Kassensysteme seit dem 1. 1. 2017.

Zu guter Letzt, wird oftmals auch noch von einer Meldepflicht der Kasse gesprochen. Das bedeutet ganz einfach, dass die Kasse ab dem 1. Januar 2020 beim Finanzamt angemeldet werden muss. Das Unternehmen muss, innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Inbetriebnahme, das elektronische Kassensystem anmelden. Diejenigen, die das Kassensystem vor dem 1. 1. 2020 angeschafft haben, müssen diese Meldung spätestens bis zum 31. Januar 2020 machen. Die Meldepflicht dient vor allem der Identifikation des Kassensystems und muss folgende Informationen enthalten:

  • Steuernummer des Unternehmens
  • Art des Aufzeichnungssystems
  • Anzahl der verwendeten Systeme
  • Die Seriennummer/n
  • Datum der Anschaffung/Außerbetriebnahme

Welche Strafen werden bei Missachtung der Regelungen fällig?

Bei einem Verstoß gegen die neuen Richtlinien wird das Unternehmen mit einer saftigen Geldstrafe bis zu 25.000 € geahndet. Dabei ist zu erwähnen, dass die Finanzbehörde vor allem Unternehmen prüft die noch ein veraltetes Kassensystem benutzen. Grund dafür ist, dass Bargeldzahlung in diesen Fällen leichter „manipulierbar“ und daher anfälliger sind. Prüfer sehen in alten Registrierkassen ein erhöhtes Risiko. Infolgedessen wird die Prüfung daher genauer vollzogen.

Alle wichtigen Infos zur elektronischen Registrierkasse im Überblick

  • 1. 1. 2017: In Deutschland gilt die GoBD/GDPdU für alle elektronischen Kassensysteme
  • 1. 1. 2018: Kassennachschau
  • 1. 1. 2020: technische Sicherheitseinrichtung, Belegausgabepflicht, Meldepflicht beim Finanzamt
  • 1. Januar 2020 bis 31. Dezember 2022: Übergangsfrist für die technische Sicherheitseinrichtung
  • Strafen: bis zu 25.000 € bei Missachtung der Regelungen

Weiterführende Links:
Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, Inhalte der Kassennachschau und der technischen Sicherheitseinrichtung

Verordnung zum Manipulationsschutz bei Kassen

Ofizielle GoBD Richtlinien

*Alle Informationen zu gesetzlichen Voraussetzungen sind nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert. Aufgrund der laufenden Veränderungen und individuellen Bestimmungen je nach Unternehmen besteht jedoch kein Anspruch auf Vollständigkeit. Wir empfehlen eine zusätzliche Abstimmung mit den offiziellen Richtlinien der zuständigen Finanzbehörden.