Rechtliche Grundlage für die Kassenprüfung im Verein

Kassenprüfer besitzen, neben der Migliederversammlung in Vereinen, eine wichtige Funktion zur Entlastung des Vorstandes. Problem dabei ist, dass in der Praxis die Aufgabenteilung und der Umfang des Prüfungsauftrags nicht immer ganz klar abgegrenzt und definiert werden. Es gibt auch keine gesetzliche Grundlage und Vorgaben wie man eine Kassenprüfung durchführen soll. Vielmehr geht es hier um ein vereinsinternes Recht, bei dem es sich um eine Sicherungs- und Kontrollmaßnahme innerhalb des Vereins handelt.

Es ist frei gestaltbar, solange es nicht anderen gesetzlichen Bestimmungen (z.B. des öffentlichen Rechts) widerspricht. Somit sieht alleine die Satzung in den Vereinen vor, welche Aufgaben den Rechnungsprüfern zugewiesen werden, wie sie gewählt werden und wie lange sie tätig sein sollen. In den meisten Fällen wird in der Mitgliederversammlung dann beschlossen, wessen Person den Prüfungsanspruch des Vereins erhält.

Anforderungen an den Kassenprüfer

In der Praxis wird jene Personen bestimmt, die als sachlich qualifiziert gilt und die mit dem Aufgabenbereich am ehesten vertraut ist. Das können auch Nichtmitglieder sein. Die Person darf dabei nicht dem Vorstand angehören oder eine leitende Position im Verein innehaben (Verdacht auf “Vetternwirtschaft”) und muss neutral und unbefangen sein. Das Amt des Kassenprüfers sollte immer mit besten Gewissen ausgeführt werden. Daher sind der Missbrauch, die Durchsetzung von eigenen Vorstellungen oder die Abneigung gegenüber dem Vorstand nicht angebracht. Außerdem muss von Vornherein klar sein, dass sich diese Person jederzeit Einblick in die Vereinsunterlagen nehmen kann (Bücher, Belege usw.).

Die Hauptaufgabe ist es die Missstände in der Geschäftsführung des Vorstands aufzudecken. Dabei sollte aber immer im Interesse des Vereins gehandelt werden und auf keinen Fall den Vorstand bei der Mitgliederversammlung auszuspielen. Es empfiehlt sich daher, den ihn über kritische Tatbestände aufmerksam zu machen und ihn vor der Versammlung zu informieren. Innerhalb einer angemessenen Zeit hat dieser nun die Möglichkeit den Schaden zu begrenzen und aufkommende Missstände zu beheben. Ein guter Kassenprüfer bringt entsprechende Vorschläge ein und präsentiert diese bei der Mitgliederversammlung.

Haftung des Kassenprüfers: Die Person haftet gegenüber dem Verein nur in absoluten Ausnahmefällen. Außer er macht seinen Prüfauftrag grob fahrlässig, verschleiert finanzielle Unregelmäßigkeiten oder unterschlägt Geld (grobe Pflichtverletzung) und fügt dem Verein dadurch Schaden zu.

Bereitstellung von vereinsrelevanten Unterlagen für die Kassenprüfung

Der Vorstand muss, den von der Satzung gewählten Kassenprüfer, Auskünfte über die wirtschaftliche Lage des Vereins geben. Die Kassenprüfer haben demnach Einsicht in Vereinsunterlagen die mit der Buchhaltung zusammenhängen:

  • Prüfungsbericht
  • Buchungsjournal, Summen- und Saldenliste (bei einer elektronischen Kassenprüfung bzw. einer EDV-geführten Buchhaltung)
  • Buchungsbelege
  • Kassenbuch
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Lohnabrechnung
  • Vermögensrechnung
  • Anlagenverzeichnis
  • Inventarliste
  • Steuererklärungen und Steuervoranmeldungen
  • Haushaltsplan
  • Kontoauszüge
  • und sonstige Unterlagen

Die Kassenprüfung findet an jenem Ort statt, wo sich die Vereinsunterlagen befinden. Je nach Größe und Umfang der Prüfung müssen aber nicht alle Unterlagen vorliegen. Wesentliche Mängel sind bei der Versammlung zu besprechen. Der Vorstand muss sich dabei nicht zwingend dem Urteils des Kassenprüfers anschließen. Hier zählt diplomatisches Geschick und die Wahrung der Interessen aller Mitglieder im Verein. Die Prüfung findet in der Regel einmal im Jahr satt. Im Bedarfsfall können sie aber auch mehrmals im Jahr durchgeführt werden, vor allem bei größeren Vereinen ist das üblich.

Einhaltung gesetzlicher Buchungsvorschriften und Prüfungsbericht

Die Mitglieder des Vereins sollen über relevante Geschäftsvorfälle informiert und aufgeklärt werden. Auch wenn es noch keine allgemeine Registrierkassenpflicht gibt, müssen Vereine bei der Kassenführung einige Vorschriften beachten.

Dabei geht es primär darum, ob der Vorstand die Vereinsunterlagen ordnungsgemäß erfasst und verbucht hat. Die Kassenprüfung sollte dabei die Einhaltung der gesetzlichen Buchungsvorschriften, sprich die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und wenn eine digitale Kasse geführt wird, die GoBD berücksichtigen. Dazu gehören die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit und die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit, fortlaufende Aufzeichnung, die GoBD-konforme Archivierung der Daten, die Datensicherheit, die Unveränderbarkeit und die jederzeitige Auswertbarkeit der Daten. Der Prüfungsbericht beinhaltet zudem auch:

  • Einhaltung der steuerrechtlichen Vorschriften (Grundzüge des Steuerrechts)
  • Prinzip der Wirtschaftlichkeit: Wirtschaftliche und Satzungsmäßige Verwendung der finanziellen Mitteln (z.B. Mahnungen vermeiden, Skonti ausnutzen, Mitgliedsbeiträge zeitgemäß einfordern usw.)
  • Saldierungsverbot von Erlösen und Aufwendungen (müssen getrennt voneinander erfasst werden)
  • Überprüfung des Inventars bzw. des Vereinsvermögens.
  • Vollständigkeit der Vereinsunterlagen: Einnahmen und Ausgaben müssen nach den Regeln der GoB erfasst werden.
  • Übereinstimmung und ordnungsgemäße Verbuchung der Ausgabe- und Einnahmebelege
  • Prüfung der Zahlungsfähigkeit des Vereins und die Beurteilung der aktuellen Finanzlage.
  • Prüfung auf die Sachlichkeit: Belege müssen einem bestimmten Geschäftsvorfall zugeordnet werden können. Einnahmen und Ausgaben müssen sachlich gerechtfertigt, rechnerisch richtig und korrekt belegt sein.
  • Zeitliche Zuordnung: richtige Abgrenzung des Kalender- bzw. Wirtschaftsjahres
  • Stichprobenartige Überprüfung der Belege: Vor allem jene mit höheren Beträgen werden genauer kontrolliert. Alternativ können einzelne Belege mit den Daten der Bücher, Journale oder Kassenbücher zur Kontrolle herangezogen und dann abgeglichen werden, um festzustellen, ob sie richtig erfasst wurden.
  • Dokumentation von Abweichungen zum festgelegten Budget

Am Ende der Prüfung wird ein Kassenprüfungsbericht erstellt und dient als Protokoll zur späteren Einsichtnahme der abgelegten Kassenprüfung.

Weiterführende Links:
Definition und Arten von Vereinen