Kassenführung bei einer offenen Ladenkasse

Da es noch keine Registrierkassenpflicht in Deutschland gibt, besteht weiterhin die Möglichkeit der Führung einer offenen Ladenkasse. Solche Barkassen werden ohne jeglicher technischer Unterstützung geführt. Unternehmen können dabei auf verschiedene Behältnisse wie Schubladen, Geldkassetten, Kisten, Kartons, Schachteln oder sonstige Aufbewahrungsbehälter zurückgreifen. Damit die Kassenführung finanzamt-konform abläuft, muss für die offene Ladenkasse täglicher Kassenbericht erstellt werden.

Die Buchführung muss, wie bei einer elektronischen Registrierkasse, für einen sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit lesbar und auswertbar sein. Er muss sich also jederzeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und Unternehmenslage verschaffen können. Nach den GoBD müssen auch Einzelaufzeichnungen im Rahmen der Zumutbarkeit erfolgen. Das heißt, wenn viele Waren von geringem Wert an eine Vielzahl an Kunden verkauft werden, muss nicht jeder Einzelverkauf festgehalten werden. Die Einzelaufzeichnungen können dabei handschriftlich erfolgen und sind dann als aufbewahrungspflichtige Unterlagen vorzuhalten.

Beim Tagesabschluss wird zwischen dem retograden und dem progressiven Kassenbericht unterschieden. Bei der ersten Methode beginnt die Auszählung mit dem Kassenbestand bei Geschäfstschluss. Bei der progressiven Variante wird hingegen mit dem Kassenbestand am Ende des Vortrages begonnen und ist daher unzulässig.

Der Tagesabschluss bzw. Geschäftsabschluss wird durch das Nachzählen wie folgt ermittelt (retograde Berechnung):

Tagesendbestand (gezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss)
+ betriebliche Barausgaben
+ Barentnahmen (Privatentnahmen)
– Kassenanfangsbesand vom Vortag
= Kasseneingang
– Bareinlagen (Privateinlagen)
– sonstige Einnahmen
= Tageseinnahmen

Kassenberichte mit offener Ladenkasse

Der retrograd aufgebaute Kassenbericht muss grundsätzlich täglich erstellt werden. Zum Geschäftsschluss wird dabei der gesamte Bestand der Kasse exakt gezählt. Das umfasst sowohl alle Geldscheine, als auch alle Münzen. Das heißt, auch alle 1- 2-, und 5-Cent Münzen und der Wechselgeldbestand muss gezählt werden. Der Bestand wird dann im retrograd aufgebauten Kassenbericht (mit fortlaufender Nummerierung) festgehalten. Aufgrund der zeitnahen Erfassung der Kassenbuchdaten, dürfen diese auf keinen Fall am Ende der Woche bzw. des Monats erstellt werden. Bei einer ordnungsgemäßen Kassenführung ab 2017 muss immer die Kassensturzfähigkeit gegeben sein. Der Finanzprüfer oder ein sachverständiger Dritter muss in der Lage sein, den Sollbestand mit dem Istbestand zu vergleichen.

Barentnahmen und Bareinlagen sind durch gesonderte Belege (bzw. Eigenbelege) nachzuweisen. Werden dazu keine Quittungen gefunden, handelt es sich hier um einen schwerwiegenden Mangel, der mit hohen Hinzuschätzungen bei einer Betriebsprüfung bestraft werden. Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden. Fehlen dabei Aufzeichnung zum Kassenbuch oder Daten zur Auszählung einer Kassenschublade, sind Beriebsprüfer bei einer Kassennachschau berechtigt, Hinzuschätzungen vorzunehmen. Solche Kassen sind generell strengeren Prüfungen ausgesetzt, weil hier viel Spielraum für Steuerbetrug und Manipulation vorhanden ist.

Vor- und Nachteile von offenen Ladenkassen

Die Wahl zwischen einer offenen Ladenkasse und einem Kassensystem muss gut überlegt sein. Schließlich werden Kassensysteme in der Regel nicht oft gewechselt. Die Vorteile von offenen Ladenkassen sind die geringen Anschaffungskosten und eine hohe Mobilität. Zudem kommen sie auch ohne Stromversorgung aus. Die Nachteile sind, dass sich Statistiken und Auswertungen kaum nachvollziehen lassen und sämtliche Belege handschriftlich erstellt werden müssen. Dazu kommen hohe Auflagen und ein wesentlich höherer Aufwand, als es bei einer elektronischen Registrierkasse der Fall wäre.

Offene Ladenkasse – Was ist zu tun?

Viele Prüfer des Finanzamts fordern teilweise auch ein Zählprotokoll. Es handelt sich dabei um eine Liste, auf der die Stückzahl aller vorhandenen Geldscheine und Geldmünzen aufgelistet werden. Dieses Protokoll ist gesetzlich aber nicht vorgeschrieben und sind in der Regel kein Anlass für Hinzuschätzung bei einer möglichen Kassennachschau. Mit dem Umstieg auf eine GoBD konforme Kasse können solche Strafen vermieden werden.

Offene Ladenkasse zu digitaler Kassensoftware

Wer auf Nummer sicher gehen will, hat mit einer Kassensoftware die beste Variante gefunden mit den rechtlichen Anforderungen an Ladenkassen umzugehen. Diese garantieren nämlich nicht nur eine Gesetzeskonformität, sondern unterstützen Unternehmen in der Kassenführung und digitalen Archivierung.

Weiterführende Links:
Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen