Für wen gelten die GoBD?
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD) legen fest, wie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) durch eine entsprechende Software umgesetzt werden müssen. Die GoBD gilt für alle buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Unternehmen. Sie gilt seit dem 1. Jänner 2017 in ganz Deutschland. Somit wurde die GDPdU („Grundsätze zum Datengriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ von 2001) und die GoBS („Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme“ von 1995) abgelöst.
Neben Hauptbuchungssystemen gehören auch Nebensysteme zur Aufbewahrungspflicht. Dazu zählen unter anderem: PC-Kassen, elektronische Kassen, Warenwirtschaftssystem, Fakturierungssysteme, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Materialwirtschaft und so weiter. Alle außersteuerlichen und steuerlichen Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen zu den Geschäftsvorfällen, Daten und Datensätze müssen elektronisch aufbewahrt werden.
Die Inhalte der GoBD
Nachdem die Registrierkasse seit 2017 diese Grundsätze erfüllen muss und somit für alle Unternehmen gilt, sollten Sie über ein paar Dinge Bescheid wissen. Aus dem Katalog der GoBD finden Sie hier einen Überblick welche Punkte dabei wichtig für Ihr Unternehmen sind. Bei den Terminen finden Sie zudem eine chronologische Zusamenfassung aller unternehmensrelevanter Stichtage und was in nächster Zeit auf Sie zukommen wird.
Datensicherheit und Unveränderbarkeit
Eine GoBD konforme Kasse zielt in erster Linie auf die Datensicherheit und auf die Unveränderbarkeit der Daten ab. Hierbei sind wichtige Punkte zu befolgen:
- Alle steuerrelevanten Datenverarbeitungssysteme (DV-Systeme) sind gegen Verlust abzusichern.
- Das DV-System ist auch gegen unzulässigen Zugangs- und Zugriffkontrollen zu schützen.
- Wenn Daten bzw. Datensätze nicht ausreichend geschützt oder nicht mehr vorgelegt werden können, ist die Buchführung nicht mehr ordnungsgemäß.
- Die Unveränderbarkeit der Daten muss durch eine entsprechende Hard- und Software gewährleistet sein.
- Wenn Änderungen vorgenommen werden, müssen diese ersichtlich dargestellt werden. Das heißt, auch der ursprüngliche Tatbestand muss noch erkennbar sein.
Internes Kontrollsystem
Zu einem wesentlichen Punkt der GoBD zählt auch die Einrichtung eines internen Kontrollsystems. Dieses muss im Unternehmen eingerichtet und zusätzlich auch protokolliert werden. Wie die konkrete Ausgestaltung aussieht, hängt ganz davon ab, wie komplex und unterschiedlich die Geschäftstätigkeit und die Organisation des Unternehmens aussieht.
Die Grundsätze für elektronische Kassensysteme
Es geht darum, dass Buchungen und sonstige Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeigerecht und geordnet vorzunehmen sind.
Beim Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit müssen die aktuellen und historischen Aufzeichnungen müssen aussagekräftig und vollständig sein. Ein sachverständiger Dritter muss sich somit innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens verschaffen können. Wichtig ist dabei, dass jedem Geschäftsvorfall ein Beleg zugrunde liegt (Belegpflicht).
Unter Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung sind konkret die Punkte Vollständigkeit (Einzelaufzeichnungspflicht), Richtigkeit, Zeitgerecht, Ordnung und Unveränderbarkeit zu berücksichtigen. Wenn Sie ihre Buchhaltung ohnehin ordnungsgemäß durchgeführt haben, sind die neuen GoBD-Standards nichts Neues für Sie.
Die GoBD stellt lediglich bestimmte Anforderungen für die Aufbewahrung digitaler Dokumente einer elektronischen Registrierkasse. Sie wurde aufgrund des technologischen Wandels auf den neuesten Stand gebracht. Dabei steht die digitale Verwaltung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtiger Dokumente im Vordergrund. Seit 1. Jänner 2017 gelten sie für alle Unternehmen die ein elektronisches Kassenystem verwenden. Selbst wenn es noch keine allgemeine Registrierkassenpflicht in Deutschland gibt, sind diese Regelungen ausnahmslos einzuhalten.
Anforderungen an die Aufbewahrung
Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und Unterlagen müssen 10 Jahre lang im Unternehmen aufbewahrt werden (Aufbewahrungspflicht bzw. Belegsicherung). Der Eingang elektronischer Unterlagen sowie die Veränderung und die weitere Verarbeitung der Dokumente sind zu protokollieren.
Zugriff auf unternehmensrelevante Kassendaten
Der Finanzbehörde stehen drei Möglichkeiten für den Zugriff auf die Daten des Unternehmens zu. Es handelt sich dabei um den unmittelbaren (Z1), den mittelbaren (Z2) Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung (Z3). Diese Optionen stehen in keiner festgeschriebenen Rangfolge und werden von der Finanzbehörde frei gewählt.
Bei der ersten Variante steht dem Finanzamt das Recht zu, selbst in das DV-System des Unternehmens einzugreifen und die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Dokumente nachzulesen. Beim mittelbaren Datenzugriff wird der Steuerpflichtige selbst dazu aufgefordert die Daten maschinell oder von einem Dritten vorzubereiten.
Nachdem bestimmte Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung für elektronische Kassensysteme gestellt werden, gibt es auch zusätzliche unternehmensrelevante Unterlagen. Auf diese Daten muss das Finanzamt jedenfalls zugreifen können.
GoBD konforme Verfahrensdokumentation
Ein besonderes Augenmerk muss auch auf die Verfahrensdokumentation gelegt werden. Darin müssen alle Prozesse der elektronischen Buchführung dargestellt werden. Angefangen vom Eingang der Belege bis hin zur Verbuchung und Aufbewahrung. Sie dient vor allem zur Optimierung des organisatorischen und technischen Prozesses der digitalen Archivierung innerhalb des Unternehmens. Dabei müssen sowohl Belege als auch Dokumente digital erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden.
Es müssen folgende Maßnahmen umgesetzt werden:
- Inhalt und Aufbau der Verfahrensdokumentation müssen schlüssig dargestellt werden
- Grundätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Absicherung der Dokumente gegen Verlust und Fälschung
- Das System muss die Belege erfassen, verarbeiten und archivieren können
- Buchungsvorgänge müssen nachvollziehbar sein
Die Inhalte der GoBD zusammengefasst
- Die GDPdU und die GoBS wurde von der GoBD abgelöst und gelten seit dem 1. Jänner 2017 in ganz Deutschland.
- Auf die Datensicherheit und auf die Unveränderbarkeit gilt ein besonderes Augenmerk.
- Das Unternehmen muss ein internes Kontrollsystem (IKS) einrichten und protokollieren.
- Die GoBD stellt besondere Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit. Der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit und die Grundätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung (Vollständigkeit bzw. Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, Zeigerecht, Ordnung und Unveränderbarkeit) sind dabei wichtige Kernpunkte.
- Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren: Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und Unterlagen
- Finanzbehörde hat 3 Möglichkeiten für den Datenzugriff beim Unternehmen: unmittelbar, mittelbar und Datenträgerüberlassung
- Die Verfahrensdokumentation dient zur Optimierung des organisatorischen und technischen Prozesses der digitalen Archivierung innerhalb des Unternehmens.
- Offene Ladenkassen sind zwar weiterhin erlaubt, unterliegen aber strengen Regelungen.
Weiterführende Links:
Bundesfinanzministerium, Inhalte der GoBD und des BMF-Schreibens vom 26. November 2010