So funktioniert die Kassenführung richtig

Wie bereits erwähnt, müssen bestimmte Voraussetzungen bei der elekronischen Registrierkasse erfüllt werden. Dazu werden auch bestimmte Anforderungen an die Kassenbuchführung gestellt. Vor allem Unternehmen, die hauptsächlich Bargeschäfte tätigen, rücken damit in den Fokus von Betriebsprüfern und müssen daher mit strengeren Richtlinien rechnen. Grund dafür ist das BMF-Schreiben vom Jahr 2010 und die Aktualisierung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und des Datenzugriffs, die die Anforderungen an die Registrierkasse nochmal präziser definieren.

Seit dem 1. Jänner 2017 gelten die GoBD für alle Unternehmen. Im Klartext heißt das: Wenn die Aufrüstung der Registrierkasse technisch möglich ist, dann besteht eine Nachrüstpflicht. Wer sich nicht daran hält, kann einer Betriebsprüfung unterzogen werden und das kann dann mit einer saftigen Strafe ausfallen. Im schlimmsten Fall kann das für einen Betrieb existenzbedrohend sein. Zu den wichtigsten Änderungen für elektronische Registrierkassen zählt der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht und die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Weiters sind auch alle unbaren Geschäfte, wie zum Beispiel Zahlungen mit Kredit- oder EC-Karten, erfassungspflichtig. Werden die geforderten Daten nicht zeigerecht vorgelegt, kann die Finanzverwaltung ein Geldstrafe bis zu 25.000 € verlangen.

Klicken Sie hier für einen kostenlosen Download als PDF-Datei

Kassenführung ab 2017
Checkliste für die finanzamt-konforme Kassenbuchführung ab 2017. (Grafik zur Vergügung gestellt von: ready2order)

Typische Fehler bei der Kassenführung

Bei der Kassenführung ab 2017 sind die GoBD ausnahmslos einzuhalten. Dabei passieren aber noch Fehler, die unbedingt vermieden werden sollten um beim Finanzamt keine Skepsis auszulösen:

  • Kassenbewegung werden gar nicht, falsch oder doppelt erfasst
  • Es wird auf den Kassenbericht vergessen
  • Belege werden nicht aufbewahrt – die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren wird nicht eingehalten
  • Die Erfassung im Kassenbuch erfolgt nicht zeitnah
  • Buchung ohne Beleg
  • Es wird Kein Eigenbeleg für Privatentnahmen erstellt
  • Ein negativer Kassenbestand besteht (Eine Kasse kann nicht mehr als leer sein!)
  • Ordnungsvorschriften werden nicht eingehalten
  • Kassensturzfähigkeit ist nicht gewährleistet
  • Immer gerade bzw. gerundete Kassenbestände sind untypisch
  • Es werden keine Stornierungen über einen längeren Zeitraum vorgenommen

Befindet der Betriebsprüfer das Kassenbuch als nicht finanzamt-konform, muss der Unternehmer mit einer ordentlichen Geldstrafe rechnen. Wenn Sie sich also mit dem Thema zu spät beschäftigen, kann das gravierende Auswirkungen haben. Unter dem Menüpunkt Termine finden Sie alle wichtigen Änderungen für elektronische Kassensysteme.

Eine offene Ladenkasse darf weiterhin geführt werden. Nachdem aber ab dem 1. Januar 2018 in ganz Deutschland vemehrt Kassennachschauen durchegführt werden, lohnt sich der frühzeitige Umstieg auf eine elektronische Kasse allemal. Offene Ladenkassen sind für ein Steuer- bzw. Manipulationsbetrug wesentlich anfälliger und einfacher durchzuführen. Deshalb werden diese Kassensysteme viel genauer überprüft.